Главная СобытияИсторииПочему корабль плывет?

Почему корабль плывет?

01.02.2024

Если представить, что наш фонд — это корабль, то чаще всего мы рассказываем о событиях, которые происходят на палубе: как наши волонтеры, психологи, юристы и другие специалисты помогают подопечным фонда – детям-сиротам, кровным и приемным родителям. Мы публикуем запросы о помощи и истории со счастливым (или не очень) концом, но редко показываем тех, чья работа обеспечивает возможность поддерживать наших подопечных.

Сегодня мы хотим рассказать про тех сотрудников, которые координируют работу программ, проектов и волонтеров, занимаются финансами и документооборотом, принимают и распределяют помощь, организуют мероприятия. Мы попробовали представить, как могло бы выглядеть машинное отделение нашего корабля, посмотрите, что получилось:

Фонд-корабль.jpg

Чья работа обеспечивает движение корабля?

Мы благодарны всем нашим жертвователям! Именно они помогают нам помогать, делая благотворительные пожертвования. Если средства приходят к нам на счет с указанием имени конкретного ребенка или семьи, то они целиком используются только на нужды этих подопечных. Но также очень важно и финансирование работы тех сотрудников, которые работают с этими подопечными. Если пожертвование приходит с указанием названия проекта, то мы имеем право использовать его для оплаты сотрудников этого проекта, а если без указания источника, то его «судьба» складывается так: не более 10% (по закону не более 20%) мы тратим на административные расходы, а остальную сумму распределяем между проектами в зависимости от того, какие из них более всего в данный момент нуждаются в финансировании.

Приведем в качестве примера работу по трем проектам нашего фонда:

Программа «Профилактика социального сиротства», проект «Профилактика отказов от новорожденных». Для того чтобы была оказана помощь маме с новорожденным малышом, которым некуда пойти, фонду нужно провести огромную работу: нужно выстроить партнерские отношения с этим родильным домом, оплатить работу психолога, который будет консультировать маму, нужно арендовать и оплачивать центр временного проживания «Теплый дом» и обеспечивать проживание мам с детьми в этом центре, а также выстроить партнерские отношения с другими кризисными центрами. Одновременно с семьей будет работать целая команда специалистов: маму будут консультировать психологи и юристы, которые помогут наладить отношения с родственниками и вернуться на родину, восстановить документы, координатор по материальной помощи сможет найти необходимые для мамы и малыша вещи и питание, координатор по транспортной помощи будет заниматься организацией доставки всего необходимого с привлечением волонтеров фонда. А этих волонтеров будет искать и поддерживать команда волонтерского центра.

Программа «Помощь детям в учреждениях», проект «Быть рядом». Нас часто спрашивают, а зачем нужны деньги на такие проекты? Ведь это волонтерская помощь – в больницах, сиротских учреждениях и психоневрологических интернатах. Но для того, чтобы такой проект работал, нужно договориться и выстроить партнерские отношения с учреждениями, нужно обучить волонтеров и поддерживать на их волонтерском пути, они должны пройти собеседование с профессиональным психологом. В каждой больнице ведется ежедневная работа волонтеров, ответственность за которую несет координатор волонтерских групп. Именно он решает все текущие проблемы, ведет графики дежурства, находится на постоянной связи с заведующими отделений и руководством больницы. А еще волонтерам, которые работают непосредственно с детьми, обязательно нужны супервизии и мероприятия, направленные на профилактику эмоционального выгорания и психологическую поддержку.

В нашей тренировочной «Ясной квартире», где живут 6 молодых людей из ПНИ, работает большая команда из координатора, психолога, посменно работающих сопровождающих.

Программа «Семейное устройство», проект «Сопровождение замещающих семей». Проект, о котором мы редко рассказываем, помогает детям в кровных и приемных семьях с высоким уровнем семейной и социальной дезадаптации. Это ювелирная работа по технологии «ведения случая»: сотрудники разрабатывают для каждой семьи индивидуальную программу сопровождения, выстраивают для детей реабилитационные и образовательные маршруты с учетом их особых потребностей, договариваются с органами опеки, школами, детскими садами, помогают оформить пособия, наладить отношения с кровными родственниками ребенка и многое другое, а цель этой работы – сделать все, чтобы ребенок рос в семье, а не в детском доме.

Все это делают сотрудники проектов, которые работают в тесной связке с другими командами фонда.

Факты о работе наших «невидимых» команд

Администрация — президент одновременно управляет всеми процессами здесь и сейчас и смотрит далеко вперед: выстраивает стратегию развития фонда, участвует в работе по изменению законодательства в сфере защиты семьи и детства. А еще в нашем фонде он курирует целую программу: «На стороне ребенка».

Вице-президент отвечает за финансовое обеспечение работы всего фонда, взаимодействует с ключевыми партнерами и одновременно с этим успевает координировать ряд проектов – например, проекты «Добрые крышечки» и «Отказники в больницах: ресурсное обеспечение».

Интересный факт: президент фонда состоит в 15 экспертных, рабочих группах, общественных советах. Вице-президент отвечает примерно на 40 писем в день и состоит в 30 рабочих чатах фонда.


Финансовая команда — работает с донорами: физическими и юридическими лицами, обеспечивает учет и распределение пожертвований, отвечает за прозрачность финансовых операций. Чтобы все было корректно, сотрудник финансовой команды ежедневно работает с выписками из банков, с данными по пожертвованиям через смс и электронные кошельки, преобразует их для загрузки на сайт и в программу для учета пожертвований, работает с программой 1С. Мы очень гордимся нашей прозрачной системой учета пожертвований, когда даже пожертвование в 1 рубль отражается на сайте в разделе «Поступление пожертвований» и еще в теме отдельного ребенка, если указано такое назначение. Также в задачи финансовой команды входит общение с донорами: они отвечают на письма, по их просьбе меняют назначения пожертвований, присылают подтверждения, готовят огромное количество отчетов, проверяют, дошли ли пожертвования, высылают пакет документов для налоговых вычетов...

Интересный факт: раньше многое делалось вручную через таблицы в Excel, сегодня часть процессов автоматизирована, что существенно облегчило труд финансовой команды. Это очень важно, учитывая, что число пожертвований превышает 100 в день!


Волонтерский центр — его задача помочь волонтерам сориентироваться в направлениях работы нашего фонда и выбрать для себя наиболее подходящее, организовать обучение и сопровождение, помочь командам фонда в поиске волонтеров по запросу. Центр старается поддерживать добровольцев: ищет для них бесплатные билеты на культурные и развлекательные мероприятия, организует походы и встречи.

Интересный факт: сегодня команда центра – это два сотрудника, которые работают с 1500 волонтерами. Каждый день они отвечают не менее, чем на 20 запросов, в месяц организуют 10 обучающих семинаров для новых волонтеров, в год проводят более 50 поддерживающих мероприятий.


Координаторы программ, проектов и учреждений каждый день решают огромное количество задач: это работа с сотрудниками, волонтерами и подопечными, обучение, информационная и ресурсная поддержка. Координатор всегда работает в режиме многозадачности.

Интересный факт: например, в программе «Семейное устройство» – 6 проектов. Ее координатор должен знать о ходе реализации каждого из них, помнить про дедлайны, оперативно включаться в разрешение сложностей. Поэтому он состоит в 6 чатах, где сотрудники обсуждают текущие рабочие моменты. И в этом потоке сообщений важно вовремя среагировать, например, перенаправить подопечного в другой проект. А еще он должен вести отчеты и не забывать о тесной связке, в которой работают проекты, когда одна и та же семья получает помощь одновременно в нескольких из них.

В 2022 году мы начали создавать внутреннюю систему управленческого учета для получения статистических и отчетных данных в программе «Семейное устройство» и надеемся со временем автоматизировать процессы всех проектов фонда.

Администраторы офиса — ежедневно в офисах фонда проходит множество мероприятий: учатся приемные родители, консультируют юристы, психологи и дефектологи фонда, проходят семинары и мастерские, волонтерские и организационные встречи. В офисе работают администраторы, которые составляют расписание, обеспечивают всем необходимым, следят за порядком.

Интересный факт: у администраторов есть дневная и ночная симки телефонов, с помощью которых можно открыть шлагбаумы для въезда транспорта в любое время. Днем, когда приезжают родители с детьми на машинах или транспортные волонтеры, чтобы забрать или отдать помощь. И поздно вечером или рано утром, когда уезжают сотрудники после затянувшегося рабочего дня или собираются на раннее мероприятие.

А еще в офисе очень уютно: здесь можно выпить чаю с печеньками, приемные родители могут бесплатно получить книгу о воспитании ребенка, а дети — поучаствовать в выставке рисунков.

Команда PR и мероприятий — ее задача рассказывать о направлениях работы фонда, собирать средства, вовлекать людей в благотворительность.

Интересный факт: на то, чтобы создать игрушечного зайца для благотворительной ярмарки, у опытной вязальщицы уходит 7 часов беспрерывной работы, а чтобы связать большого осьминога — нужно 15 часов. Затем игрушки реализуют за пожертвования в фонд. Перед праздниками рабочий день сотрудников мероприятий иногда длился 16 часов: нужно успеть приехать в офис, погрузить вещи и выехать на ярмарку, разгрузить их и расставить, а после все собрать, отвезти обратно в фонд и подготовиться к следующему событию.

Сегодня благодаря поддержке уставной деятельности фонда в этой команде работают 9 сотрудников, которые пишут тексты, ведут соцсети, снимают и фотографируют, создают удобные сервисы, организуют мероприятия. А 5 лет назад она состояла всего лишь из трех человек.

Диспетчерская служба — принимает и распределяет материальную помощь подопечным фонда. В этой команде, помимо координатора, работают 8 человек. Семеро из них — это волонтеры-кураторы приемных пунктов. Когда подопечным что-то нужно, координаторы связываются с командой по распределению помощи, та пишет заявку на склад и организует вывоз. А если необходимого там нет, то фонд объявляет точечный сбор. Это также огромная работа, потому что часто на призыв передать что-то конкретное предлагают забрать совсем другое, а иногда что-то нужное находится очень далеко, и тогда приходится обращаться в транспортный отдел, который работает с нашими автоволонтерами.

Интересный факт: координаторы пунктов стараются тщательно сортировать помощь: они раскладывают памперсы по номерам, отдельно жидкое мыло, отдельно пеленки, салфетки и так далее, чтобы потом все это можно было быстро найти.

У фонда работают 8 приемных пунктов, в их числе 3 склада, где мы храним только те вещи, которые нужны постоянно: подгузники, средства гигиены, детское питание.


Мы очень рады, что есть жертвователи, которые готовы поддерживать работу фонда. 
Пусть небольшие, но регулярные пожертвования очень важны, чтобы мы могли планировать нашу помощь подопечным. 

Подписаться

Поделиться
Все события
все семинары
все истории