Если представить, что наш фонд — это корабль, то чаще всего мы рассказываем о событиях, которые происходят на палубе: как наши волонтеры, психологи, юристы и другие специалисты помогают подопечным фонда – детям-сиротам, кровным и приемным родителям. Мы публикуем запросы о помощи и истории со счастливым (или не очень) концом, но редко показываем тех, чья работа обеспечивает возможность поддерживать наших подопечных.
Сегодня мы хотим рассказать про тех сотрудников, которые координируют работу программ, проектов и волонтеров, занимаются финансами и документооборотом, принимают и распределяют помощь, организуют мероприятия. Мы попробовали представить, как могло бы выглядеть машинное отделение нашего корабля, посмотрите, что получилось:
Чья работа обеспечивает движение корабля?
Мы благодарны всем нашим жертвователям! Именно они помогают нам помогать, делая благотворительные пожертвования. Если средства приходят к нам на счет с указанием имени конкретного ребенка или семьи, то они целиком используются только на нужды этих подопечных. Но также очень важно и финансирование работы тех сотрудников, которые работают с этими подопечными. Если пожертвование приходит с указанием названия проекта, то мы имеем право использовать его для оплаты сотрудников этого проекта, а если без указания источника, то его «судьба» складывается так: не более 10% (по закону не более 20%) мы тратим на административные расходы, а остальную сумму распределяем между проектами в зависимости от того, какие из них более всего в данный момент нуждаются в финансировании.
Приведем в качестве примера работу по трем проектам нашего фонда:
Программа «Профилактика социального сиротства», проект «Профилактика отказов от новорожденных». Для того чтобы была оказана помощь маме с новорожденным малышом, которым некуда пойти, фонду нужно провести огромную работу: нужно выстроить партнерские отношения с этим родильным домом, оплатить работу психолога, который будет консультировать маму, нужно арендовать и оплачивать центр временного проживания «Теплый дом» и обеспечивать проживание мам с детьми в этом центре, а также выстроить партнерские отношения с другими кризисными центрами. Одновременно с семьей будет работать целая команда специалистов: маму будут консультировать психологи и юристы, которые помогут наладить отношения с родственниками и вернуться на родину, восстановить документы, координатор по материальной помощи сможет найти необходимые для мамы и малыша вещи и питание, координатор по транспортной помощи будет заниматься организацией доставки всего необходимого с привлечением волонтеров фонда. А этих волонтеров будет искать и поддерживать команда волонтерского центра.
Программа «Помощь детям в учреждениях», проект «Быть рядом». Нас часто спрашивают, а зачем нужны деньги на такие проекты? Ведь это волонтерская помощь – в больницах, сиротских учреждениях и психоневрологических интернатах. Но для того, чтобы такой проект работал, нужно договориться и выстроить партнерские отношения с учреждениями, нужно обучить волонтеров и поддерживать на их волонтерском пути, они должны пройти собеседование с профессиональным психологом. В каждой больнице ведется ежедневная работа волонтеров, ответственность за которую несет координатор волонтерских групп. Именно он решает все текущие проблемы, ведет графики дежурства, находится на постоянной связи с заведующими отделений и руководством больницы. А еще волонтерам, которые работают непосредственно с детьми, обязательно нужны супервизии и мероприятия, направленные на профилактику эмоционального выгорания и психологическую поддержку.
В нашей тренировочной «Ясной квартире», где живут 6 молодых людей из ПНИ, работает большая команда из координатора, психолога, посменно работающих сопровождающих.
Программа «Семейное устройство», проект «Сопровождение замещающих семей». Проект, о котором мы редко рассказываем, помогает детям в кровных и приемных семьях с высоким уровнем семейной и социальной дезадаптации. Это ювелирная работа по технологии «ведения случая»: сотрудники разрабатывают для каждой семьи индивидуальную программу сопровождения, выстраивают для детей реабилитационные и образовательные маршруты с учетом их особых потребностей, договариваются с органами опеки, школами, детскими садами, помогают оформить пособия, наладить отношения с кровными родственниками ребенка и многое другое, а цель этой работы – сделать все, чтобы ребенок рос в семье, а не в детском доме.
Все это делают сотрудники проектов, которые работают в тесной связке с другими командами фонда.
Факты о работе наших «невидимых» команд
Администрация — президент одновременно управляет всеми процессами здесь и сейчас и смотрит далеко вперед: выстраивает стратегию развития фонда, участвует в работе по изменению законодательства в сфере защиты семьи и детства. А еще в нашем фонде он курирует целую программу: «На стороне ребенка».
Вице-президент отвечает за финансовое обеспечение работы всего фонда, взаимодействует с ключевыми партнерами и одновременно с этим успевает координировать ряд проектов – например, проекты «Добрые крышечки» и «Отказники в больницах: ресурсное обеспечение».
Интересный факт: президент фонда состоит в 15 экспертных, рабочих группах, общественных советах. Вице-президент отвечает примерно на 40 писем в день и состоит в 30 рабочих чатах фонда.
Финансовая команда — работает с донорами: физическими и юридическими лицами, обеспечивает учет и распределение пожертвований, отвечает за прозрачность финансовых операций. Чтобы все было корректно, сотрудник финансовой команды ежедневно работает с выписками из банков, с данными по пожертвованиям через смс и электронные кошельки, преобразует их для загрузки на сайт и в программу для учета пожертвований, работает с программой 1С. Мы очень гордимся нашей прозрачной системой учета пожертвований, когда даже пожертвование в 1 рубль отражается на сайте в разделе «Поступление пожертвований» и еще в теме отдельного ребенка, если указано такое назначение. Также в задачи финансовой команды входит общение с донорами: они отвечают на письма, по их просьбе меняют назначения пожертвований, присылают подтверждения, готовят огромное количество отчетов, проверяют, дошли ли пожертвования, высылают пакет документов для налоговых вычетов...
Интересный факт: раньше многое делалось вручную через таблицы в Excel, сегодня часть процессов автоматизирована, что существенно облегчило труд финансовой команды. Это очень важно, учитывая, что число пожертвований превышает 100 в день!
Волонтерский центр — его задача помочь волонтерам сориентироваться в направлениях работы нашего фонда и выбрать для себя наиболее подходящее, организовать обучение и сопровождение, помочь командам фонда в поиске волонтеров по запросу. Центр старается поддерживать добровольцев: ищет для них бесплатные билеты на культурные и развлекательные мероприятия, организует походы и встречи.
Интересный факт: сегодня команда центра – это два сотрудника, которые работают с 1500 волонтерами. Каждый день они отвечают не менее, чем на 20 запросов, в месяц организуют 10 обучающих семинаров для новых волонтеров, в год проводят более 50 поддерживающих мероприятий.
Координаторы программ, проектов и учреждений каждый день решают огромное количество задач: это работа с сотрудниками, волонтерами и подопечными, обучение, информационная и ресурсная поддержка. Координатор всегда работает в режиме многозадачности.
Интересный факт: например, в программе «Семейное устройство» – 6 проектов. Ее координатор должен знать о ходе реализации каждого из них, помнить про дедлайны, оперативно включаться в разрешение сложностей. Поэтому он состоит в 6 чатах, где сотрудники обсуждают текущие рабочие моменты. И в этом потоке сообщений важно вовремя среагировать, например, перенаправить подопечного в другой проект. А еще он должен вести отчеты и не забывать о тесной связке, в которой работают проекты, когда одна и та же семья получает помощь одновременно в нескольких из них.
В 2022 году мы начали создавать внутреннюю систему управленческого учета для получения статистических и отчетных данных в программе «Семейное устройство» и надеемся со временем автоматизировать процессы всех проектов фонда.
Администраторы офиса — ежедневно в офисах фонда проходит множество мероприятий: учатся приемные родители, консультируют юристы, психологи и дефектологи фонда, проходят семинары и мастерские, волонтерские и организационные встречи. В офисе работают администраторы, которые составляют расписание, обеспечивают всем необходимым, следят за порядком.
Интересный факт: у администраторов есть дневная и ночная симки телефонов, с помощью которых можно открыть шлагбаумы для въезда транспорта в любое время. Днем, когда приезжают родители с детьми на машинах или транспортные волонтеры, чтобы забрать или отдать помощь. И поздно вечером или рано утром, когда уезжают сотрудники после затянувшегося рабочего дня или собираются на раннее мероприятие.
А еще в офисе очень уютно: здесь можно выпить чаю с печеньками, приемные родители могут бесплатно получить книгу о воспитании ребенка, а дети — поучаствовать в выставке рисунков.
Команда PR и мероприятий — ее задача рассказывать о направлениях работы фонда, собирать средства, вовлекать людей в благотворительность.
Интересный факт: на то, чтобы создать игрушечного зайца для благотворительной ярмарки, у опытной вязальщицы уходит 7 часов беспрерывной работы, а чтобы связать большого осьминога — нужно 15 часов. Затем игрушки реализуют за пожертвования в фонд. Перед праздниками рабочий день сотрудников мероприятий иногда длился 16 часов: нужно успеть приехать в офис, погрузить вещи и выехать на ярмарку, разгрузить их и расставить, а после все собрать, отвезти обратно в фонд и подготовиться к следующему событию.
Сегодня благодаря поддержке уставной деятельности фонда в этой команде работают 9 сотрудников, которые пишут тексты, ведут соцсети, снимают и фотографируют, создают удобные сервисы, организуют мероприятия. А 5 лет назад она состояла всего лишь из трех человек.
Диспетчерская служба — принимает и распределяет материальную помощь подопечным фонда. В этой команде, помимо координатора, работают 8 человек. Семеро из них — это волонтеры-кураторы приемных пунктов. Когда подопечным что-то нужно, координаторы связываются с командой по распределению помощи, та пишет заявку на склад и организует вывоз. А если необходимого там нет, то фонд объявляет точечный сбор. Это также огромная работа, потому что часто на призыв передать что-то конкретное предлагают забрать совсем другое, а иногда что-то нужное находится очень далеко, и тогда приходится обращаться в транспортный отдел, который работает с нашими автоволонтерами.
Интересный факт: координаторы пунктов стараются тщательно сортировать помощь: они раскладывают памперсы по номерам, отдельно жидкое мыло, отдельно пеленки, салфетки и так далее, чтобы потом все это можно было быстро найти.
У фонда работают 8 приемных пунктов, в их числе 3 склада, где мы храним только те вещи, которые нужны постоянно: подгузники, средства гигиены, детское питание.
